Accedere a incentivi “fiscali”, come i crediti d’imposta sugli investimenti in beni strumentali, è un’opportunità preziosa per le imprese: un carico fiscale ridotto equivale al miglioramento della liquidità e a un impatto positivo sul bilancio.
Ma implica anche un impegno preciso: essere in grado di dimostrare in ogni momento la correttezza dei requisiti e delle spese sostenute. Una buona gestione documentale è decisiva per affrontare eventuali ispezioni senza stress e senza rischi di revoca del beneficio. Ecco i 10 elementi essenziali che non dovrebbero mai mancare in un dossier di compliance ben strutturato.
Riduzione del carico fiscale, miglioramento della liquidità, impatto positivo sul bilancio: sono solo alcuni dei vantaggi percepibili dall’impresa che ottiene, per i suoi investimenti, un’agevolazione come un credito d’imposta.
Per una fruizione a basso rischio, però, è importante non sottovalutare il ruolo giocato dalla conformità documentale. L’azienda che gode di un incentivo fiscale, se ne assume automaticamente l’onere della prova. In caso di verifica, anche a distanza di anni, dovrà dimostrare di aver rispettato tutti i requisiti previsti dalla specifica normativa di riferimento al momento della domanda e, in alcuni casi, di averli mantenuti per un periodo successivo.
Un dossier documentale ordinato, completo e archiviato correttamente rappresenta non solo un atto di buona amministrazione, ma una vera e propria polizza di protezione contro le contestazioni. Soprattutto oggi, con i controlli dell’Agenzia delle Entrate sempre più mirati e digitalizzati.
Qui un indice degli argomenti:
Compliance differenziata: ogni agevolazione ha le sue regole
Non esiste una “best practice ufficiale”, codificata “una volta per tutte” a livello normativo; una check list di documenti da archiviare valida per tutte le tipologie di agevolazione. Ad esempio, il credito d’imposta Ricerca & Sviluppo può essere “bollinato” con una certificazione tecnica, rilasciata da un soggetto iscritto ad apposito Albo del MIMIT, che per altre misure non è prevista. Viceversa, la perizia asseverata obbligatoria per i beni di valore superiore a 300 mila euro in ambito 4.0 e 5.0 non è necessaria sul terreno del credito R&S.
Tenendo quindi conto delle debite differenze, in linea generale, raccogliere un fascicolo ad hoc per ciascun investimento agevolato, è il primo step di una sua buona gestione.
Che si tratti di Industria 4.0, Transizione 5.0, Ricerca & Sviluppo, Formazione 4.0…, la corretta predisposizione e conservazione della documentazione tecnica, amministrativa e contabile a supporto della fruizione del credito è fondamentale per dimostrare in modo chiaro e completo la spettanza e la misura del beneficio, tutelando l’azienda da recuperi d’imposta e sanzioni.
Il dossier “perfetto”: i 10 elementi che non possono mancare
1. Sicurezza sul lavoro: base di partenza imprescindibile
Certificazioni ISO, nomine interne (come quella del datore di lavoro o dell’organismo di vigilanza), documentazione di valutazione dei rischi. Sono tutti elementi che, di regola, sono già documentati in azienda e che confermano l’attenzione al rispetto delle norme sulla sicurezza.
2. Contributi e tributi: la regolarità è un requisito chiave
Documenti come il DURC, le quietanze degli F24 e ogni altro elemento che dimostri il corretto adempimento degli obblighi verso lavoratori e fisco vanno conservati con cura.
3. Relazioni tecniche e asseverazioni di esperti
Redatte da consulenti qualificati, possono servire a validare la sussistenza e la permanenza dei requisiti richiesti per l’agevolazione. In certi casi, relazioni e attestazioni rilasciate da professionisti o enti accreditati rappresentano una vera ancora di salvezza.
4. Perizie e attestazioni sul valore dei beni e loro interconnessione
Soprattutto per le agevolazioni Industria 4.0 e Transizione 5.0, le perizie asseverate comprovanti l’entrata in funzione/interconnessione dei beni sono documenti fondamentali per attestare che i beni acquistati rientrano effettivamente tra quelli agevolabili.
5. Contratti e accordi con i fornitori
Che si tratti di acquisti, leasing, noleggi o servizi professionali, ogni contratto stipulato a supporto dell’investimento va conservato e, se possibile, integrato con eventuali clausole o allegati tecnici.
6. Documentazione contabile di dettaglio
Ordini, DDT, fatture, pagamenti, rendicontazioni su fogli Excel, timesheet del personale coinvolto nei progetti, cronoprogramma dell’investimento: più è granulare la tracciabilità, maggiore sarà la solidità della posizione dell’impresa.
7. Fatture parlanti o con annotazioni specifiche
In alcune agevolazioni è richiesto che in fattura e sugli altri documenti contabili venga indicato il riferimento alla normativa che regola il beneficio fruito. L’apposizione della corretta dicitura e/o del Codice Unico di Progetto è un dettaglio che fa la differenza in caso di verifica.
8. Comunicazioni obbligatorie agli enti competenti
Le comunicazioni formali ex ante ed ex post, che ormai sono largamente diffuse nell’ambito dell’agevolato, vanno sempre salvate e catalogate. Gli enti destinatari possono variare (GSE, MIMIT, Agenzia delle Entrate, ecc.).
9. Verifiche da parte di revisori e sindaci
Per alcune misure, è previsto che un revisore legale attesti l’effettivo sostenimento dei costi. Il collegio sindacale, se presente, va informato e ne deve prendere atto nei verbali.
10. Attenzione ai divieti di cumulo
Nel caso l’investimento abbia avuto accesso a più interventi agevolativi, il dossier “ideale”, includerà anche un’analisi sulla loro compatibilità: il rispetto del principio del “no double funding” è essenziale.
Archiviare oggi per dormire tranquilli domani
Ogni agevolazione ha le sue peculiarità, ma esiste un principio comune: meglio avere una documentazione eccessiva che insufficiente, da conservare per almeno 5 anni (periodo di accertabilità). Un dossier ben strutturato, cartaceo o, preferibilmente, digitale (che includa documenti riportanti firma e marca temporale se possibile), archiviato in modo ordinato e pronto all’uso è il miglior alleato dell’impresa quando bussa l’amministrazione finanziaria. Prevenire è più semplice (e meno costoso) che difendersi dopo.
